Introduction
Letter एक written form of communication है, जिसके माध्यम से एक person अपने ideas, information, request या message किसी दूसरे person तक पहुँचाता है। Business correspondence और official communication में letter writing का बहुत important role होता है।
एक effective letter वही माना जाता है जो clear, concise, correct और polite हो। हर formal letter का एक proper structure होता है, जिसे follow करना आवश्यक होता है।
Definition
Letter एक structured written communication है, जिसका उपयोग किसी व्यक्ति, संस्था या organization तक अपनी बात पहुँचाने के लिए किया जाता है।
Objectives of Letter Writing
• Information देना
• Information प्राप्त करना
• Request करना
• Order देना
• Complaint करना
• Official communication करना
Main Parts of a Letter
1. Sender’s Address
• यह letter लिखने वाले person या organization का address होता है।
• इसे letter के सबसे ऊपर left side में लिखा जाता है।
• इससे receiver को यह पता चलता है कि letter किसने भेजा है।
Example:
25, Nehru Nagar,
Patna – 800001
2. Date
• Date, sender’s address के नीचे लिखी जाती है।
• यह बताती है कि letter कब लिखा गया है।
• Date का format clear और standard होना चाहिए।
Example:
10th August, 2025
3. Receiver’s Address
• यह उस person या organization का address होता है जिसे letter भेजा जाता है।
• Business letters में designation भी include किया जाता है।
Example:
The Manager,
ABC Company Pvt. Ltd.,
Mumbai – 400001
4. Subject
• Subject letter का main purpose बताता है।
• यह short, clear और specific होना चाहिए।
• Business letters में subject लिखना बहुत important होता है।
Example:
Subject: Inquiry about Computer Courses
5. Salutation (अभिवादन)
• Salutation letter की शुरुआत में respect show करने के लिए use किया जाता है।
• यह receiver के साथ relationship के अनुसार लिखा जाता है।
Examples:
• Dear Sir,
• Dear Madam,
• Dear Sir/Madam
6. Body of the Letter (मुख्य भाग)
• Body letter का सबसे important part होता है।
• इसमें पूरी information, request या message लिखा जाता है।
• Body को generally तीन parts में divide किया जाता है:
(a) Introduction (आरंभ)
• Letter लिखने का reason बताया जाता है।
(b) Main Content (मुख्य विवरण)
• यहाँ detailed information, explanation या request दी जाती है।
(c) Conclusion (समापन भाग)
• अंत में polite words के साथ reply या action की अपेक्षा की जाती है।
7. Complimentary Closing (समापन वाक्य)
• Letter के अंत में polite phrase use किया जाता है।
• यह professionalism को दर्शाता है।
Examples:
• Yours faithfully
• Yours sincerely
• Yours truly
8. Signature (हस्ताक्षर)
• Closing के नीचे sender अपना signature करता है।
• इसके साथ name और designation भी लिखा जाता है।
Example:
Rohit Kumar
Manager
Format of a Formal Letter (औपचारिक पत्र का स्वरूप)
Sender’s Address
Date
Receiver’s Address
Subject: [Letter का विषय]
Salutation
Body of the Letter:
- Introduction
- Main Content
- Conclusion
Complimentary Closing
Signature
(Name)
Designation
Example of Formal Letter (उदाहरण)
25, Nehru Nagar,
Patna – 800001
10th August, 2025
The Manager,
ABC Company Pvt. Ltd.,
Mumbai – 400001
Subject: Inquiry about Computer Courses
Dear Sir,
I am interested in joining your institution for advanced computer training. Kindly send me the details of the available courses, duration and fees.
I look forward to your reply.
Yours faithfully,
Rohit Kumar
Important Points (Exam Tips)
• Letter हमेशा clear और simple language में लिखना चाहिए
• Unnecessary information avoid करनी चाहिए
• Proper format follow करना चाहिए
• Polite और respectful tone maintain करनी चाहिए
• Spelling और grammar सही होनी चाहिए