Routine Letter: Definition, Format and Examples | BCA Communication English

Introduction (परिचय)

Routine Letter वे letters होते हैं जो daily business या office communication के लिए लिखे जाते हैं। इनका use सामान्य information देने, acknowledgement करने, reminder भेजने, request करने, confirmation देने या thanks express करने के लिए किया जाता है।

ये letters business correspondence का regular part होते हैं और इनकी language simple, clear और formal होती है।

Definition (परिभाषा)

Routine Letter एक formal letter है, जिसका उपयोग दैनिक (daily) business communication के लिए किया जाता है।

Objectives of Routine Letter (उद्देश्य)

• Regular communication maintain करना
• Information देना या प्राप्त करना
• Acknowledgement देना
• Reminder भेजना
• Confirmation देना
• Thanks या appreciation व्यक्त करना

Types of Routine Letter (प्रकार)

1. Acknowledgement Letter

• किसी payment, order या document की receipt confirm करने के लिए लिखा जाता है

2. Reminder Letter

• Payment, order या response के लिए reminder देने के लिए लिखा जाता है

3. Request Letter

• किसी information या help के लिए request करने के लिए लिखा जाता है

4. Confirmation Letter

• Meeting, order या appointment confirm करने के लिए लिखा जाता है

5. Information Letter

• Important information देने के लिए लिखा जाता है

6. Thank You Letter

• Gratitude या appreciation व्यक्त करने के लिए लिखा जाता है

Features of Routine Letter (विशेषताएँ)

1. Simple and Clear (सरल और स्पष्ट)

• Language easy और समझने में आसान होती है।

2. Formal Tone (औपचारिक शैली)

• Letter formal format में लिखा जाता है।

3. Short and Direct (संक्षिप्त और सीधा)

• Letter छोटा और to-the-point होता है।

4. Regular Use (नियमित उपयोग)

• ये letters daily business communication में use होते हैं।

5. Politeness (विनम्रता)

• Language polite और respectful होनी चाहिए।

Contents of Routine Letter (सामग्री)

Routine Letter में निम्नलिखित बातें शामिल होती हैं:

• Purpose of letter (उद्देश्य)
• Required information या message
• Polite closing line
• Reference details (यदि आवश्यक हो)

Format of Routine Letter (स्वरूप)

Sender’s Address
Date

Receiver’s Address

Subject: [Purpose of Letter]

Salutation (Dear Sir/Madam)

Body of the Letter:

• Reason for writing
• Main information
• Closing line

Closing (Yours faithfully / sincerely)

Signature
(Name)
Designation

Example of Routine Letter (उदाहरण)

M/s Gupta Book Depot,
Patna – 800001
14th August, 2025

The Supplier,
Knowledge Publishers,
Delhi – 110002

Subject: Acknowledgement of Books Received

Dear Sir,

This is to acknowledge the receipt of the books sent by you on 12th August, 2025. We have received the parcel in good condition.

Thank you for your prompt service.

Yours faithfully,

Amit Gupta

Important Points (Exam Tips)

• Letter simple और clear होना चाहिए
• Unnecessary details avoid करनी चाहिए
• Formal format follow करना चाहिए
• Polite language use करनी चाहिए
• Short और direct लिखना चाहिए

Difference (Exam Point)

Routine Letter vs Sales Letter

• Routine Letter → daily communication के लिए लिखा जाता है
• Sales Letter → product sale बढ़ाने के लिए लिखा जाता है

Short Answer (Exam Revision)

Routine Letter एक formal letter है, जिसका उपयोग daily business communication के लिए किया जाता है। यह simple, clear और polite language में लिखा जाता है।