Introduction (परिचय)
Noting government correspondence का एक important part है, जिसमें किसी file पर official remarks, comments या suggestions लिखे जाते हैं। यह process mainly government offices में use होता है, जहाँ किसी case, proposal या issue पर decision लेने के लिए file पर noting की जाती है।
Noting के माध्यम से different officers अपनी राय (opinion), analysis और recommendation लिखते हैं, जिससे final decision लेना आसान हो जाता है।
Definition (परिभाषा)
Noting एक official process है, जिसमें file पर किसी matter के संबंध में comments, remarks या suggestions लिखे जाते हैं, ताकि decision लेने में सहायता मिल सके।
Objectives of Noting (उद्देश्य)
• किसी matter को clearly समझाना
• Facts और details को present करना
• Different opinions और suggestions देना
• Higher authority को decision लेने में help करना
• Proper record maintain करना
Features of Noting (विशेषताएँ)
1. Clarity (स्पष्टता)
• Noting clear और easy to understand होनी चाहिए।
• Complex language avoid करनी चाहिए।
2. Conciseness (संक्षिप्तता)
• Noting short और to-the-point होनी चाहिए।
• Unnecessary details नहीं लिखनी चाहिए।
3. Accuracy (सटीकता)
• Facts, figures और references सही होने चाहिए।
4. Logical Order (तार्किक क्रम)
• Points logically arranged होने चाहिए।
• Proper sequence maintain करना चाहिए।
5. Objectivity (निष्पक्षता)
• Personal opinion की जगह neutral और official view देना चाहिए।
Types of Noting (प्रकार)
1. Routine Noting
• सामान्य मामलों के लिए की जाती है
2. Analytical Noting
• Complex cases में detailed analysis के साथ लिखी जाती है
3. Suggestive Noting
• इसमें suggestions और recommendations दी जाती हैं
Process of Noting (प्रक्रिया)
• File को पढ़ना
• Important facts identify करना
• Previous records देखना
• Points को logically arrange करना
• Final remarks या recommendation लिखना
Format of Noting (स्वरूप)
• File number / reference
• Subject
• Brief facts of the case
• Analysis
• Suggestions / recommendation
• Signature और designation
Example of Noting (उदाहरण)
Subject: Purchase of Office Computers
The office requires 10 new computers due to increasing workload. The existing systems are outdated and not functioning properly.
As per the quotations received, XYZ Company offers the best price and quality.
It is recommended that the purchase order be placed with XYZ Company.
(Signature)
Office Superintendent
Important Points (Exam Tips)
• Noting clear और concise होनी चाहिए
• Facts सही होने चाहिए
• Logical sequence maintain करना चाहिए
• Official language use करनी चाहिए
• Personal opinion avoid करना चाहिए
Difference (Exam Point)
Noting vs Drafting
• Noting → file पर internal remarks लिखना
• Drafting → final letter या communication तैयार करना
Short Answer (Exam Revision)
Noting एक official process है, जिसमें file पर remarks, comments और suggestions लिखे जाते हैं, ताकि decision लेने में सहायता मिल सके। यह government offices में internal communication का महत्वपूर्ण भाग है।