BCA 101 Structure of a Letter – Format, Parts, and Example

Introduction (परिचय)

Letter (पत्र) एक लिखित संचार माध्यम है, जिसके द्वारा व्यक्ति अपने विचार, सूचना, अनुरोध या भावनाएँ किसी अन्य व्यक्ति तक पहुँचाता है। Business correspondence और personal communication दोनों में letter writing का विशेष महत्व है। एक अच्छा पत्र हमेशा clear (स्पष्ट), concise (संक्षिप्त) और polite (शिष्ट) होना चाहिए।

Main Parts of a Letter (पत्र के मुख्य भाग)

1. Sender’s Address (प्रेषक का पता)

• पत्र लिखने वाले व्यक्ति या संस्था का पूरा पता।
• यह सबसे ऊपर, बाएँ तरफ लिखा जाता है।

Example:

25, Nehru Nagar,  
Patna – 800001  

2. Date (तारीख)

• Address के ठीक नीचे लिखी जाती है।
• Standard format: 10th August, 2025

3. Receiver’s Address (प्राप्तकर्ता का पता)

• जिस व्यक्ति या संस्था को पत्र भेजा जा रहा है, उसका नाम और पता।
• Business letter में designation भी जोड़ा जाता है।

Example:

The Manager,  
LearnBCA.com Pvt. Ltd.,  
Mumbai – 400001  

4. Salutation (अभिवादन)

• पत्र की शुरुआत में सम्मान प्रकट करने के लिए लिखा जाता है।

Examples:

• Dear Sir/Madam,
• Respected Principal,

5. Subject (विषय)

• Business letters में subject अनिवार्य होता है।
• यह पत्र लिखने का मुख्य कारण एक पंक्ति में बताता है।

Example:

Subject: Inquiry about Computer Courses  

6. Body of the Letter (मुख्य भाग)

यह पत्र का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है, जिसे तीन भागों में लिखा जाता है:

a. Introduction (परिचय): पत्र लिखने का कारण।
b. Main Content (विस्तार): विवरण, explanation या request।
c. Conclusion (निष्कर्ष): अंतिम विनम्र पंक्तियाँ।

7. Closing (समापन)

• पत्र के अंत में शिष्टाचार दर्शाने वाला phrase लिखा जाता है।

Examples:

• Yours faithfully,
• Yours sincerely,

8. Signature (हस्ताक्षर)

• Closing के नीचे पत्र लेखक का नाम और signature होता है।
• Business letter में designation भी जोड़ा जाता है।

Format of a Formal Letter (औपचारिक पत्र का स्वरूप)

Sender’s Address  
Date  

Receiver’s Address  

Subject: [Letter का विषय]  

Salutation (Dear Sir/Madam,)  

Body of the Letter:  
   - Introduction  
   - Main Content  
   - Conclusion  

Closing (Yours faithfully,)  

Signature  
(Full Name)  
Designation (if any)  

Example of a Formal Letter (औपचारिक पत्र का उदाहरण)

25, Nehru Nagar,  
Patna – 800001  
10th August, 2025  

The Manager,  
Learnbca.com  Pvt. Ltd.,  
Mumbai – 400001  

Subject: Inquiry about Computer Courses  

Dear Sir,  

I am interested in joining your institution for advanced computer training (AI/ML).  
Kindly send me the details of the available courses, duration, and fees.  

I look forward to your reply.  

Yours faithfully,  
Rohit Kumar