Inquiry Letter in English | Format, Example & Writing Tips (BCA Notes)

Introduction (परिचय)

जब कोई व्यक्ति या संस्था किसी product, service, course, price, quality, availability या किसी अन्य information के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए दूसरे व्यक्ति या organization को letter लिखता है, तो उसे Inquiry Letter कहा जाता है।

यह letter मुख्य रूप से business correspondence में use किया जाता है। इसका main purpose clear और polite तरीके से आवश्यक जानकारी प्राप्त करना होता है।

Inquiry Letter buyer और seller के बीच initial communication establish करने में help करता है।

Definition (परिभाषा)

Inquiry Letter एक formal letter है, जिसका उपयोग किसी वस्तु, सेवा या किसी अन्य business-related information के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए किया जाता है।

Objectives of Inquiry Letter (उद्देश्य)

• किसी product या service के बारे में जानकारी प्राप्त करना
• Price, quality और availability के बारे में जानना
• Catalogue या quotation प्राप्त करना
• Delivery और payment terms समझना
• Business deal शुरू करने के लिए initial contact बनाना

Features of Inquiry Letter (विशेषताएँ)

1. Clarity (स्पष्टता)

• Letter में पूछे गए प्रश्न clear और direct होने चाहिए।
• Confusing या unnecessary questions avoid करने चाहिए।

2. Politeness (विनम्रता)

• Language हमेशा polite और respectful होनी चाहिए।
• Harsh या rude tone avoid करना चाहिए।

3. Brevity (संक्षिप्तता)

• Letter short, simple और to-the-point होना चाहिए।
• Unnecessary details include नहीं करनी चाहिए।

4. Specific Information (विशिष्ट जानकारी)

• केवल वही information पूछनी चाहिए जो वास्तव में जरूरी हो।
• Questions properly structured होने चाहिए।

5. Formal Tone (औपचारिक शैली)

• Inquiry Letter हमेशा formal format में लिखा जाता है।
• Proper format और professional language use करनी चाहिए।

6. Purpose-Oriented (उद्देश्यपूर्ण)

• Letter का main focus information प्राप्त करने पर होना चाहिए।
• Topic से बाहर की बातें नहीं लिखनी चाहिए।

Contents of Inquiry Letter (सामग्री)

Inquiry Letter में निम्नलिखित बातें शामिल होती हैं:

• Product या service का नाम
• Quantity (यदि आवश्यक हो)
• Price और discount details
• Delivery time और terms
• Payment method
• Catalogue / brochure / quotation request

Types of Inquiry Letter (प्रकार)

1. Personal Inquiry

• जब कोई व्यक्ति personal purpose के लिए जानकारी मांगता है।
(Example: Course, job, admission)

2. Business Inquiry

• जब कोई business organization किसी product या service के लिए जानकारी मांगती है।
(Example: Price list, quotation, supply)

Main Parts of Inquiry Letter

Inquiry Letter भी एक formal letter होता है, इसलिए इसमें सभी standard parts होते हैं:

• Sender’s Address
• Date
• Receiver’s Address
• Subject
• Salutation
• Body
• Closing
• Signature

Format of Inquiry Letter (स्वरूप)

Sender’s Address
Date

Receiver’s Address

Subject: Inquiry about [Product/Service]

Salutation (Dear Sir/Madam)

Body of the Letter:

• Introduction (पत्र लिखने का कारण)
• Details required (किस information की आवश्यकता है)
• Closing line (उत्तर की अपेक्षा)

Closing (Yours faithfully)

Signature
(Name)
Designation (if any)

Example of Inquiry Letter (उदाहरण)

25, Nehru Nagar,
Patna – 800001
12th August, 2025

The Manager,
ABC Computer Institute,
Mumbai – 400001

Subject: Inquiry about Computer Courses

Dear Sir,

I came to know about your reputed institute through a newspaper advertisement. I am interested in joining an advanced course in Computer Applications.

Kindly provide me with the following details:

1. Duration of the available courses
2. Course fees and payment options
3. Class timings and schedule
4. Placement opportunities after completion

I shall be thankful if you send me the prospectus and admission form at the earliest.

Yours faithfully,

Mahesh Singh

Important Points (Exam Tips)

• Letter हमेशा clear और polite होना चाहिए
• Proper format follow करना चाहिए
• Questions logically arranged होने चाहिए
• Unnecessary details avoid करनी चाहिए
• Formal language use करनी चाहिए

Difference (Exam Point)

Inquiry Letter vs Order Letter

• Inquiry Letter → जानकारी प्राप्त करने के लिए लिखा जाता है
• Order Letter → सामान मंगाने के लिए लिखा जाता है

Short Answer (Exam Revision)

Inquiry Letter एक formal letter है, जिसका उपयोग किसी product, service या information के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए किया जाता है। यह clear, concise और polite language में लिखा जाता है।