Introduction (परिचय)
Complaint Letter एक formal business letter होता है, जो किसी defective goods, poor service, damaged product, delay in delivery, wrong billing या किसी अन्य business problem के संबंध में लिखा जाता है।
जब customer या buyer को किसी product या service से dissatisfaction होती है, तब वह seller, supplier या company को complaint letter भेजता है। इसका main purpose problem को clearly बताना और उसका proper solution प्राप्त करना होता है।
Definition (परिभाषा)
Complaint Letter एक formal letter है, जिसका उपयोग किसी product या service में हुई समस्या या त्रुटि के बारे में शिकायत करने के लिए किया जाता है।
Objectives of Complaint Letter (उद्देश्य)
• Product या service में हुई problem को report करना
• Replacement, refund या repair की मांग करना
• Loss या inconvenience के लिए compensation प्राप्त करना
• Future में better service की अपेक्षा रखना
Common Causes of Complaint (शिकायत के कारण)
• Defective goods (खराब सामान)
• Damaged goods (टूटा हुआ सामान)
• Delay in delivery (देरी से सामान मिलना)
• Wrong quantity (गलत मात्रा)
• Overcharging (अधिक मूल्य लेना)
• Poor quality (खराब गुणवत्ता)
• Wrong billing (गलत बिल)
Features of Complaint Letter (विशेषताएँ)
1. Clarity (स्पष्टता)
• Problem को clearly और directly explain करना चाहिए।
2. Politeness (विनम्रता)
• Complaint होने के बावजूद language polite और respectful होनी चाहिए।
3. Accuracy (सटीकता)
• Order number, bill number, date आदि details सही होनी चाहिए।
4. Completeness (पूर्णता)
• Complaint से संबंधित सभी information शामिल होनी चाहिए।
5. Formal Tone (औपचारिक शैली)
• Letter हमेशा formal और professional होना चाहिए।
Contents of Complaint Letter (सामग्री)
Complaint Letter में निम्नलिखित बातें शामिल होती हैं:
• Product या service की details
• Purchase या order की date
• Order / bill number
• Problem का description
• Loss या inconvenience का विवरण
• Expected action (replacement, refund, repair)
Types of Complaint Letter (प्रकार)
1. Product Complaint
• Product की quality या damage के बारे में शिकायत
2. Service Complaint
• Service में कमी या खराब behavior के बारे में शिकायत
3. Delivery Complaint
• Late delivery या wrong delivery के बारे में शिकायत
Format of Complaint Letter (स्वरूप)
Sender’s Address
Date
Receiver’s Address
Subject: Complaint regarding [Problem]
Salutation (Dear Sir/Madam)
Body of the Letter:
- Introduction (purchase/order details)
- Description of problem
- Request for action
Closing (Yours faithfully)
Signature
(Name)
Designation
Example of Complaint Letter (उदाहरण)
Ravi Traders,
Patna – 800001
12th August, 2025
The Manager,
Star Electronics,
Delhi – 110001
Subject: Complaint regarding defective mixer grinder
Dear Sir,
I purchased a mixer grinder from your shop on 5th August, 2025. After using it for two days, it stopped working properly. The product appears to be defective.
This has caused inconvenience and loss to us. Kindly replace the item or arrange for repair at the earliest.
Yours faithfully,
Ravi Kumar
Important Points
• Problem clearly explain करनी चाहिए
• Language polite रखनी चाहिए
• Proper details mention करनी चाहिए
• Solution clearly माँगना चाहिए
• Emotional language avoid करनी चाहिए
Difference
Complaint Letter vs Order Letter
• Complaint Letter → problem बताने के लिए लिखा जाता है
• Order Letter → goods order करने के लिए लिखा जाता है
Short Answer
Complaint Letter एक formal business letter है, जिसका उपयोग product या service में हुई समस्या के बारे में शिकायत करने और उसका समाधान प्राप्त करने के लिए किया जाता है।