Introduction (परिचय)
Order Letter एक formal business letter होता है, जो buyer द्वारा seller को goods या materials order करने के लिए लिखा जाता है। इस letter में order की पूरी details clearly mention की जाती हैं, जैसे product का name, quantity, quality, price, delivery instructions और payment terms।
Order Letter business transaction का एक important part होता है और यह buyer तथा seller के बीच official communication का काम करता है।
Definition (परिभाषा)
Order Letter एक formal letter है, जिसका उपयोग किसी seller को goods या services का order देने के लिए किया जाता है।
Objectives of Order Letter (उद्देश्य)
• Goods या services का order देना
• Required items की details बताना
• Delivery instructions देना
• Payment terms specify करना
• Business transaction को confirm करना
Features of Order Letter (विशेषताएँ)
1. Clarity (स्पष्टता)
• Letter में order की सभी details clear और specific होनी चाहिए।
• किसी भी प्रकार की confusion नहीं होनी चाहिए।
2. Accuracy (सटीकता)
• Product का name, quantity, size, model आदि सही लिखना चाहिए।
3. Completeness (पूर्णता)
• Order से संबंधित सभी आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए।
4. Politeness (विनम्रता)
• Language polite और professional होनी चाहिए।
5. Formal Tone (औपचारिक शैली)
• Letter formal format में लिखा जाना चाहिए।
Contents of Order Letter (सामग्री)
Order Letter में निम्नलिखित बातें शामिल होती हैं:
• Goods का name
• Quantity
• Size / model / specification
• Price (यदि तय हो)
• Delivery date और place
• Payment terms
• Packing instructions (यदि आवश्यक हो)
Types of Order Letter (प्रकार)
1. Simple Order Letter
• Direct order देने के लिए लिखा जाता है
2. Confirmatory Order Letter
• Order confirm करने के लिए लिखा जाता है
Format of Order Letter (स्वरूप)
Sender’s Address
Date
Receiver’s Address
Subject: Order for [Product Name]
Salutation (Dear Sir/Madam)
Body of the Letter:
- Introduction (order देने का reason या reference)
- Details of goods ordered
- Delivery instructions और payment terms
Closing (Yours faithfully)
Signature
(Name)
Designation
Example of Order Letter (उदाहरण)
M/s Rahul Traders,
Patna – 800001
12th August, 2025
The Sales Manager,
Modern Stationers,
Kolkata – 700001
Subject: Order for Office Stationery
Dear Sir,
With reference to your latest price list, we would like to place an order for the following items:
• 20 registers
• 50 pens
• 10 packets of A4 paper
Kindly ensure that the goods are delivered to our address within seven days. The payment will be made after delivery.
Yours faithfully,
Rahul Kumar
Proprietor
Important Points (Exam Tips)
• Order details clear और complete होनी चाहिए
• Proper format follow करना चाहिए
• Polite language use करनी चाहिए
• Delivery और payment details mention करनी चाहिए
• Unnecessary information avoid करनी चाहिए
Difference (Exam Point)
Order Letter vs Inquiry Letter
• Order Letter → goods order करने के लिए लिखा जाता है
• Inquiry Letter → information प्राप्त करने के लिए लिखा जाता है
Short Answer (Exam Revision)
Order Letter एक formal business letter है, जिसका उपयोग goods या services का order देने के लिए किया जाता है। इसमें order की सभी details clear और complete होती हैं।