Introduction (परिचय)
Memo या Memorandum एक short official communication होता है, जिसका use office, department, institution या organization के अंदर information, instructions, reminders या decisions communicate करने के लिए किया जाता है। यह सामान्यतः internal communication का माध्यम होता है और इसे एक person, section, department या group को भेजा जाता है।
Government correspondence में memo का बहुत important place है, क्योंकि इसके माध्यम से office matters को quickly और formally communicate किया जाता है। Memo का tone direct, clear और official होता है।
Definition (परिभाषा)
Memo एक brief official written communication है, जिसका उपयोग office के अंदर information, instructions, reminders या decisions communicate करने के लिए किया जाता है।
Objectives of Memo (उद्देश्य)
• Office staff को important information देना
• Instructions communicate करना
• किसी matter पर reminder भेजना
• Decisions या directions convey करना
• Internal communication को fast और effective बनाना
Features of Memo (विशेषताएँ)
1. Short and Precise (संक्षिप्त और सटीक)
• Memo सामान्यतः short और to-the-point होता है।
• इसमें unnecessary explanation नहीं दी जाती।
2. Official Tone (औपचारिक शैली)
• Memo की language formal, direct और official होती है।
3. Internal Communication (आंतरिक संचार)
• Memo का उपयोग mainly office या department के अंदर communication के लिए किया जाता है।
4. Clear Purpose (स्पष्ट उद्देश्य)
• Memo का उद्देश्य स्पष्ट होना चाहिए, जैसे information, instruction या reminder।
5. Simple Language (सरल भाषा)
• Memo में simple और easy-to-understand language use करनी चाहिए।
6. Quick Communication (त्वरित संचार)
• Memo fast communication का effective tool होता है।
Importance of Memo (महत्व)
• Office communication को easy बनाता है
• Time बचाता है
• Internal instructions को clearly communicate करता है
• Official record maintain करने में help करता है
• Coordination improve करता है
Types of Memo (प्रकार)
1. Informational Memo
• किसी information को communicate करने के लिए लिखा जाता है।
2. Instructional Memo
• किसी काम के लिए instruction या direction देने के लिए लिखा जाता है।
3. Reminder Memo
• किसी pending work, meeting या deadline की याद दिलाने के लिए लिखा जाता है।
4. Request Memo
• किसी information, approval या action की request करने के लिए लिखा जाता है।
Main Parts of Memo (मुख्य भाग)
Memo में सामान्यतः निम्नलिखित parts होते हैं:
• Office / Department Name
• Memo Number (if any)
• Date
• To
• From
• Subject
• Body
• Signature / Name / Designation
Format of Memo (स्वरूप)
Office / Department Name
Memo No.
Date
To: [Name / Designation]
From: [Name / Designation]
Subject: [Topic]
Body of the Memo:
- Introduction / purpose
- Main information / instruction
- Conclusion / action required
Signature
Name
Designation
Example of Memo (उदाहरण)
Office of the Principal
Government College, Patna
Memo No. 12/2025
14th August, 2025
To: All Faculty Members
From: The Principal
Subject: Submission of Attendance Report
All faculty members are hereby informed to submit the attendance report of their respective classes by 20th August, 2025. The report should be complete and accurate.
Kindly ensure timely submission.
Principal
Government College, Patna
Important Points (Exam Tips)
• Memo short और clear होना चाहिए
• Purpose clearly mention करना चाहिए
• Formal tone maintain करनी चाहिए
• Proper format follow करना चाहिए
• Internal communication के लिए use होता है
Difference (Exam Point)
Memo vs Letter
• Memo → office के अंदर internal communication के लिए use होता है
• Letter → internal या external communication दोनों के लिए use हो सकता है
Short Answer (Exam Revision)
Memo एक short official written communication है, जिसका उपयोग office या department के अंदर information, instructions, reminders या decisions communicate करने के लिए किया जाता है। यह internal communication का important tool है।